Максим Колпаков: Прорабы не должны ездить на мерседесах. Как автоматизация делает строительную отрасль прозрачнее

8 (3462) 70-02-80 Время работы: Пн-Пт 08-20

Максим Колпаков: Прорабы не должны ездить на мерседесах. Как автоматизация делает строительную отрасль прозрачнее

Главная страница
Новости
Максим Колпаков: Прорабы не должны ездить на мерседесах. Как автоматизация делает строительную отрасль прозрачнее

Максим Колпаков и Илья Куклин

Строительство — одна из самых проблемных отраслей в российском бизнесе. Воровство, нарушение сроков, конфликты с поcтавщиками. Как внедрение автоматизированного решения наладит бизнес-процессы в этой сфере?

Об этом рассказывают менеджер по маркетингу компании «РНР» Максим Колпаков и специалист по внедрению Битрикс24 Илья Куклин.

Наша компания существует на рынке с 2001 года. Мы первыми привезли в Россию канадскую технологию строительства каркасных домов из двутавра. При этой технологии основные элементы дома создаются, шлифуются и подгоняются друг к другу на производстве. А на участке строительная бригада собирает дом как конструктор Lego.

Сейчас мы строим дома по 3 технологиям: двутавровый каркас, брус и железобетон. Наши основные клиенты – средний класс (дома от 150 до 200 м2) и выше среднего (от 200 м2 и выше). Проводя аналогию с супермаркетами, на рынке загородных домов мы как «Перекрёсток» — занимаем среднюю позицию между «Пятёрочкой» (дешёвые дачные дома) и «Азбукой вкуса» (срубы ручной работы).

В сезон мы строим 40-50 объектов — и намерены строить намного больше. Раньше у нас было одно производство в Ростове-на-Дону. 7 лет назад мы построили дополнительный завод в Подмосковье. Но для масштабирования необходимо не только производство. Важнее выстроить бизнес-процессы.

В определенный момент мы поняли: если мы не сделаем прозрачными все бизнес-процессы и не автоматизируем их, мы не сможем расти. Мы будем постоянно терпеть убытки, затягивать сроки строительства и терять клиентов.

Илья Куклин: Строительная отрасль (в силу технологической сложности и долгого срока строительства дома) сильно отстаёт по уровню развития от остальных отраслей (ритейл, логистика). Даже сейчас сдача объекта на несколько месяцев позже — это обычная практика в отрасли.

Но следуя общему тренду на ускорение всех процессов (тот же Uber подаёт такси через 3-5 минут), клиенты требуют жёсткого соблюдения сроков. Большей прозрачности. Мы стали думать, как нам оптимизировать свои бизнес-процессы.

Толчком к внедрению онлайн-системы управления бизнесом стал один случай. По вине прораба мы потеряли 30% прибыли по одному из объектов.

На начальном этапе строители совершили ошибку при монтаже утеплителя. И это вскрылось намного позже, в середине строительного процесса. Почему так получилось, в каком месте произошел сбой – выяснить было невозможно.

Вся документация у нас была разрозненной: многочисленные папки на жёстком диске и в облаке, вордовские файлы и Google документы, согласования в почте и в WhatsApp.

Найти концы было просто нереально.

В разгар строительного сезона менять прораба на объекте нецелесообразно, поэтому за ошибку его отчитали, но он продолжил работать в компании. А на переделку пришлось потратить более 400 тысяч рублей. Цена дома составляла примерно 4.5 млн рублей, ошибка прораба стоила нам более 10% стоимости проекта. Исправляли мы ее за счёт собственной прибыли.

После этого случая мы поняли — так продолжаться не может. Мы должны отслеживать все процессы, все задачи на каждом этапе. Выявлять ошибки на ранней стадии. Когда их исправление еще не стоит сотни тысяч рублей.

Также мы должны понимать, в каком месте происходят ошибки. Избегать их повторения. Следить за тем, чтобы средства расходовались на то, на что запланировано. А не «распиливались». К сожалению, это распространенная практика в строительстве. Иначе откуда у прораба с официальной зарплатой в 85 тысяч рублей такая дорогая машина?..

Мы начали выбирать решение среди онлайн-сервисов. Сначала мы смоделировали работу идеальной системы, которая решала бы все наши задачи. У нас получился довольно большой список требований – порядка 20 пунктов. Три главных – гибкость, мобильность и возможность создания сценариев.

Илья Куклин: Оказалось – на рынке не так уж много подходящих нам SaaS-сервисов. В основном нам предлагали «тяжелые» коробочные решения, без «облака» и без приложений для планшетов и телефонов. Цена внедрения — от 3 миллионов рублей. Учитывая риски, что система вообще не заработает, платить такую сумму сразу мы были не готовы.

В конце концов, мы остановились на «Битрикс24». В нём у нас был полный простор для настройки, возможность работы в облаке и на мобильных устройствах.

По праву «Битрикс24» можно назвать своеобразным «швейцарским ножом» среди систем управления бизнесом. Это инструмент, у которого есть огромные возможности тонкой настройки. Если правильно их использовать.

Зачем нам это нужно?

Строительство – одна из самых непрозрачных отраслей. И дело тут не только в бюджетах. Которые зачастую просто «распиливаются» на закупках и стройке.

Сами бизнес-процессы довольно сложные и запутанные. Есть много действий, которые надо делать «здесь и сейчас».

Многое зависит и от сторонних факторов:

● прогноз погоды на конкретный день

● тип дорог (асфальтовые или грунтовые)

● надёжность поставщиков

● качество строительных материалов

Список можно продолжать очень долго.

При этом дом состоит из более, чем 1000 наименований деталей, которые поставляют 100+ поставщиков.

Само строительство дома разделено на 30 этапов. В каждом из этапов 50-60 задач, которые выполняются командой из 12-15 человек (инженер, архитектор, прораб, снабженец и так далее). Суммарно, чтобы построить дом, необходимо выполнить 1500 — 1800 задач. Сопроводительная документация — более 500 документов. И это только один дом.

А когда одновременно строится 40-50 объектов, это значит, что за строительный сезон (6 месяцев, с мая по октябрь) должно быть выполнено около 75 тысяч задач.

Семьдесят. Пять. Тысяч.

И всем этим нужно управлять: закупать по оптимальным ценам качественные материалы, вовремя и целыми доставлять их на объекты, оплачивать счета, следить за сроками и контролировать соблюдение технологии.

Рис. 1. Пример перечня актуальных задач по одному из объектов.

Но ни одно строительство не обходится без форс-мажоров.

Илья Куклин: Простой пример. Мы, как застройщик, ждем поставку окон от поставщика, с которым работаем уже много лет. Нам звонит менеджер и говорит, что машина с окнами уже выехала. Через 2 часа он перезванивает и говорит, что машина с окнами сломалась по дороге, и нужно ждать другую. Время идёт, машины всё нет...

В итоге мы узнаем, что по факту машина никуда не выезжала. Просто поставщик не успел вовремя обработать наш заказ и тянул время.

И подобное в строительстве, увы, не исключение из правил. Предсказать все эти форс-мажоры невозможно. Но нужно иметь инструмент, с помощью которого мы будем прогнозировать сроки строительства, фиксировать задержки и находить причину срыва сроков.

Когда один из прорабов узнал, что мы будем внедрять «Битрикс24» (кстати, тот самый, по чьей вине мы потеряли 400 тысяч), он был в шоке: «Вы что, теперь будете контролировать все мои действия? И будете знать, где именно я нахожусь? И какой задачей занят?». После этого он написал заявление по собственному желанию.

Мы еще не начали внедрять автоматизацию, а уже понесли потери. Но мы знали, что выиграем гораздо больше.

Итак, что мы сделали?

Рис. 2. Пример описания одной из задач.

Первое. Мы запрограммировали в «Битрикс24» все задачи, которые нужно выполнить для строительства дома. Получилось 1800 задач. По каждой задаче назначили исполнителя и ответственного. И самое главное, соединили эти задачи в единый алгоритм.

Илья Куклин: Например, в «Битрикс24» архитектор отметил как выполненную задачу «Подготовить альбом архитектурных решений». После этого «Битрикс24» автоматически ставит задачу инженеру и менеджеру по работе с клиентами — «Проверить альбом». Чтобы в нём всё было так, как хотел клиент. Когда и инженер, и менеджер выполнили эту задачу (и отметили это в «Битрикс24»), то генерируется следующая задача — «Согласовать альбом с клиентом».

И так по заданному алгоритму генерируются все 1800 задач, одна за другой. И каждый сотрудник в каждый момент времени знает что и к какому сроку он должен сделать по каждому из объектов!

То есть сотруднику не нужно каждый раз думать «А какая задача следующая? Что нужно делать именно сейчас?». Он просто смотрит в «Битрикс24» и выполняет те задачи, которые для него уже сгенерированы.

Для каждой задачи мы устанавливаем дедлайн. Если задача не выполнена в срок, всем заинтересованным лицам приходит уведомление. Также у нас есть примерный прогноз срока, в течение которого этап строительства будет завершён (залит фундамент, возведены стены, смонтирована кровля). Если какой-то этап задерживается, система автоматически пересчитывает сроки для всех последующих этапов.

Второе. Нам в «Битрикс24» очень нравятся фильтры. Мы используем их, чтобы отслеживать просроченные задачи и задачи по каждому из сотрудников. Мы можем смотреть задержки по конкретным объектам, по этапам или задержки со стороны поставщиков.

Это помогает, с одной стороны, бросить все силы на устранение задержек. С другой – отслеживать, почему они возникают. И налаживать процессы.

Третье. Также мы контролируем процесс стройки прямо в системе. Прорабы обязаны загружать фото и видео с объекта, чтобы инженер был в курсе, что происходит на участке. Теперь выезжать на объект можно в 2-3 раза реже.

Ведь большинство процессов мы можем контролировать дистанционно.

Четвёртое. «Битрикс24» очень упростил нам процесс оплаты.

Мы получаем от клиентов 9 разных типов платежей.

Например:

— платёж в течение 30 дней после подписания договора
— аванс перед началом этапа
— оплата после монтажа стен 2-го этажа
— финальная оплата после сдачи этапа

И ещё 5 видов оплат.

Учитывая, что одновременно мы строим 40-50 объектов, это 100-120 платежей каждый месяц. Уследить за всеми очень сложно. Теперь у нас все происходит автоматически. Например, как только прораб завершил монтаж стен второго этажа и пометил эту задачу как выполненную, бухгалтеру генерируется задача, что нужно выставить счет клиенту.

Пятое. Мы храним в облаке всю нашу текущую документацию. За время работы над проектом дома сам проект может поменяться несколько раз (рекорд по одному из объектов — 10 раз). И у всех сотрудников должен быть моментальный доступ к актуальной версии всей проектной документации.

В задачах, которые генерирует «Битрикс24», автоматически прописывается ссылка на папку в Битрикс24.Диск, где лежит самый свежий вариант проекта. Когда в систему добавляется объект строительства, то внутри Битрикс24.Диск автоматически создаётся папка для каждого этапа (с заранее определённой структурой подпапок). Это облегчает жизнь и помогает хранить все документы в порядке.

Что мы получили от автоматизации?

Процесс внедрения «Битрикс24» занял порядка 9 месяцев (и продолжается до сих пор). Этим занимается один фултайм-специалист при участии всех ключевых сотрудников компании (инженер, архитектор, менеджеры по строительству, прорабы). Бюджет на внедрение – около 2 млн рублей. Из них на лицензию «Битрикс24» мы потратили только 100 тысяч, остальное – это оплата специалисту по внедрению, который дорабатывает систему под наши процессы, а также закупка планшетов для прорабов и других «полевых» сотрудников.

Уже сейчас я могу сказать, что благодаря автоматизации мы экономим порядка 150-200 тысяч рублей ежемесячно.

Во-первых, за счет уменьшения задержек: простой одной бригады обходится в 5-6 тысяч рублей в день. Раньше за месяц у нас бывал минимум один день простоя по трети объектов, сейчас же мы свели простои к минимуму.

Во-вторых, мы экономим за счет снижения количества ошибок. В строительстве легко «попасть» на 10-20 тысяч рублей непредвиденных расходов на каждом этапе по каждому объекту. Это считается погрешностью и закладывается в смету. За счет автоматизации мы смогли снизить эти расходы как минимум вдвое.

Основная выгода даже не в том, что мы смогли уменьшить издержки. Главное – автоматизация позволит нам масштабировать бизнес, соблюдать и уменьшать сроки, повышать качество строительства. Без такого инструмента мы бы просто погрузились в хаос, если бы попробовали строить 100 домов в год.

Многие компании оффлайнового бизнеса противятся изменениям (как тот прораб, про которого я говорил выше) и хотят вести дела «по старинке». Но я уверен — у таких компаний нет будущего.

Если у вас нет подобной системы для управления и масштабирования бизнеса, у вашего бизнеса нет шансов. В горизонте 3 — 5 лет вы мертвы.

Илья Куклин: Хорошая новость. «Битрикс24» стирает грань между небольшими компаниями и корпорациями. Используя «Битрикс24», любая компания может вырасти в несколько раз.

Для оцифровки бизнес-процессов в компании больше не нужно тратить 2-3 года и платить миллионы рублей за разработку софта — причём без гарантии результата.

Чтобы начать переход на «Битрикс24», нужно всего 3-4 недели и 11 тысяч рублей в месяц. Этого достаточно, чтобы запустить «Битрикс24» и перенести туда базовые процессы. А затем постепенно наращивать дерево процессов и задач, расширять логику работы.

И такие онлайн-системы как «Битрикс24» могут сделать прозрачной и вывести на новый уровень развития любую, даже самую сложную и консервативную отрасль. Такую, как строительство.

Фотографии наших домов: